Kosten eigen aan de werkgever
Binnenkort extra administratieve verplichtingen voor ondernemingen die overgaan tot terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
De wet van 27 juni 2021 is bijna geruisloos gepasseerd, maar zal voor de praktijk niet onbelangrijk zijn. Voortaan dienen bij de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever (op basis van werkelijke kosten) deze opgenomen te worden op de individuele inkomstenfiches 281.10 en 281.20.
Nieuwe maatregel
Vroeger was dit alleen het geval voor forfaitaire vergoedingen. De reden voor de nieuwe maatregel situeert zich in het huidige COVID-tijdperk. De thuiswerkrevolutie heeft tot gevolg gehad dat kosten eigen aan de werkgever aan significant belang gewonnen hebben. De wetgever oordeelde dat hierdoor een nood was aan een wettelijke basis voor het meedelen van de vergoedingen voor die kosten aan de fiscale administratie. De ruimere ficheverplichting moet bijdragen tot een efficiënte controle op potentieel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken.
Volgens de Memorie Van Toelichting zal de nieuwe administratieve formaliteiten slechts een beperkte administratieve last met zich meebrengen. De meeste terugbetalingen van kosten door werkgevers aan werknemers verlopen vandaag immers al via de loonsystemen, waardoor de overgrote meerderheid van de informatie daar al beschikbaar is. Voor ondernemingen die werken met een sociaal secretariaat, blijft de bijkomende administratie dus wellicht beperkt.
Werkgever zonder sociaal secretariaat
De situatie is evenwel anders voor de werkgever die werkt zonder sociaal secretariaat, voor wie de wetswijziging veel manueel opzoekwerk in de boekhouding zal betekenen. Volgens het Verbond van Belgische Ondernemingen gaat het om een “onnodige administratieve last die een onderneming moet ondergaan in het licht van een eventuele fiscale controle”.
In geval de werkgever nalaat te voldoen aan de ficheverplichting of wanneer deze onzorgvuldig ingevuld werd zal dit bestraft worden met een administratieve boete en niet, zoals het geval is voor de forfaitaire vergoedingen, met de niet-aftrekbaarheid als beroepskost.
Inwerkingtreding
De verplichting is van toepassing op de vanaf 1 januari 2022 betaalde vergoedingen. De late inwerkingtreding moet de werkgevers en sociale secretariaten toelaten zich tijdig voor te bereiden en te vermijden dat bijkomend opzoekingswerk zou moeten verricht worden voor kosten die al terugbetaald zijn.
HEEFT U VRAGEN OF WENST U BIJKOMENDE INFORMATIE?
Neem dan contact met mij op via onderstaand contactformulier.
